Die öffentliche Verwaltung steht heute unter großem Druck: steigende Antragszahlen, Fachkräftemangel und der wachsende Anspruch der Bürgerinnen und Bürger nach schnellen, digitalen Services. Genau hier setzt EMMA von Wianco OTT an. Die leistungsstarke RPA-Lösung (Robotic Process Automation) übernimmt Routinearbeiten in Behörden und macht Emma in der Verwaltung zum Schlüssel für mehr Effizienz, Qualität und Bürgerfreundlichkeit.
Was ist EMMA?
EMMA ist eine RPA-Software, die menschliche Arbeit am PC nachahmt. Sie bewegt Maus und Tastatur, überträgt Daten von einem System ins andere, schreibt Dokumente oder verschickt Benachrichtigungen.
Das Besondere: EMMA ist eine No-Code-Lösung. Nach einem kurzen Training von nur rund zwei Tagen können auch Mitarbeitende ohne IT-Hintergrund Automatisierungen selbst einrichten. Damit ist Emma in der Verwaltung keine Zukunftsvision, sondern bereits Realität – einfach einsetzbar, sicher und ohne komplexe Schnittstellenprojekte.
Vorteile von Emma in der Verwaltung
- Zeitersparnis: Standardprozesse werden automatisiert, Bearbeitungszeiten sinken drastisch.
- Fehlerfreiheit: Tippfehler oder fehlende Angaben gehören der Vergangenheit an.
- Entlastung der Mitarbeitenden: Mehr Freiraum für anspruchsvolle Aufgaben mit Bürgerkontakt.
- Rund-um-die-Uhr-Verfügbarkeit: EMMA arbeitet 24/7 ohne Pausen.
- No-Code-Ansatz: Auch ohne Programmierkenntnisse sofort nutzbar, direkt durch die Fachbereiche.
Typische Einsatzfelder
Die Einsatzmöglichkeiten sind breit gefächert. Beispiele aus der Praxis zeigen, wie Emma in der Verwaltung echte Wirkung entfaltet:
- Automatische Antragsverarbeitung (z. B. Wohngeldanträge)
- Prüfung der Vollständigkeit eingereichter Unterlagen und Ermittlung der Anspruchsberechtigung
- Automatisierte Betrugsprüfungen in der Antragsstellung
- Digitale Dokumentenverwaltung für Behörden und Regierungsstellen
- Rechnungen und Angebote automatisch erstellen, Berichte verfassen
- Verwaltung von Krankmeldungen und Urlaubsanträgen der Mitarbeitenden
- Automatisierte Notfallwarnungen, Bürgererinnerungen und Benachrichtigungen
- Intelligente Steuerung der Abfallwirtschaftssysteme
- Erstellung barrierefreier Dokumente für einen inklusiven Bürgerservice
Integration in bestehende Verwaltungssoftware
In Verwaltungen wird eine Vielzahl spezialisierter Fachverfahren eingesetzt, z. B.:
- OK.EWO für das Meldewesen
- OPEN/PROSOZ für Sozialhilfe, Wohngeld oder Jugendhilfe
- VOIS für Gewerbe- und Ausländerwesen
- AutiSta für das Standesamt
- VIS Suite oder Fabasoft eGov-Suite für die E-Akte
- Infoma newsystem oder SAP Public Sector für Finanzen
Viele dieser Systeme haben keine standardisierten Schnittstellen für den Datenaustausch. Genau hier setzt EMMA an:
- EMMA arbeitet wie ein Mitarbeiter über Bildschirm, Maus und Tastatur.
- Sie überträgt Daten automatisch von einem System ins andere.
- Dokumente werden gleichzeitig in der E-Akte abgelegt.
Das macht Emma in der Verwaltung zur idealen Ergänzung, ohne teure Schnittstellenprojekte aufsetzen zu müssen.
Voraussetzungen für den erfolgreichen Einsatz
Damit Emma in der Verwaltung ihr Potenzial voll entfalten kann, sind einige Punkte wichtig:
- Prozesse müssen klar beschrieben sein.
- Datenschutz und IT-Sicherheit müssen von Anfang an berücksichtigt werden.
- Mitarbeitende brauchen kurze, praxisnahe Schulungen (ca. 2 Tage).
- Pilotprojekte eignen sich, um Erfahrungen zu sammeln und Akzeptanz zu schaffen.
Grenzen von EMMA
Nicht alles lässt sich automatisieren:
- Prozesse, die unklar oder stark von Einzelfallentscheidungen geprägt sind, bleiben schwierig.
- Zwischenmenschliche Kommunikation und Empathie bleiben in der Verantwortung von Menschen.
Fazit: Emma in der Verwaltung als Schlüssel zur digitalen Transformation
Die Einführung von Emma in der Verwaltung zeigt, wie moderne RPA-Lösungen Verwaltungsaufgaben schneller, sicherer und effizienter machen. EMMA von Wianco OTT entlastet Mitarbeitende, reduziert Fehler und sorgt für mehr Bürgerfreundlichkeit – ohne komplexe IT-Projekte.
Wer Verwaltung wirklich digital und zukunftssicher gestalten will, kommt an Emma in der Verwaltung nicht vorbei.