RPA beginnt mit Verständnis – warum eine präzise Prozessanalyse entscheidend ist

RPA (Robotic Process Automation) verspricht, wiederkehrende Aufgaben effizient und fehlerfrei zu erledigen. Doch bevor ein Bot programmiert wird, muss klar sein, was der Bot eigentlich tun soll – und ob der Prozess technisch dafür geeignet ist. Genau hier kommt die Prozessanalyse ins Spiel. Sie bildet die Grundlage jeder erfolgreichen Automatisierung.

Warum Prozessanalyse so wichtig ist

Viele Prozesse laufen seit Jahren “einfach so”. Mitarbeitende wissen aus Erfahrung, wo Daten liegen, welche Schritte nötig sind oder wann man eingreifen muss. Ein Bot hat dieses Erfahrungswissen nicht – er braucht klare, strukturierte Regeln.
Die Prozessanalyse macht implizites Wissen explizit:

• Sie zeigt auf, welche Arbeitsschritte genau stattfinden,
• welche Systeme und Datenquellen beteiligt sind,
• und wo potenzielle Fehlerquellen oder Ausnahmen auftreten.

Nur so kann entschieden werden, ob sich der Prozess für RPA eignet – und wie man ihn gegebenenfalls anpassen muss.

Wie Sie Ihren Prozess ideal beschreiben

Damit wir den Automatisierungsgrad eines Prozesses bewerten können, hilft eine möglichst präzise Beschreibung. Folgende Leitfragen haben sich in der Praxis bewährt:

1. Wo kommen die Daten her?

• Aus welcher Quelle stammen die Informationen? (z. B. E-Mail, PDF, Excel, ERP-System, CRM, Webportal …)
• Werden sie manuell erfasst oder automatisch erzeugt?
• Gibt es ein einheitliches Format oder sind die Daten unstrukturiert (z. B. freie Texte, Scans)?
• Müssen Daten aus mehreren Quellen zusammengeführt werden?

Beispiel: Eine Mitarbeiterin erhält täglich Bestellungen per E-Mail, öffnet die PDF-Anhänge und trägt die Inhalte manuell in ein ERP-System ein.

2. In welcher Form liegen die Daten vor?

• Sind die Daten strukturiert (z. B. CSV, Datenbank, Formularfelder) oder unstrukturiert (z. B. Fließtext, eingescanntes Dokument)?
• Gibt es Varianten oder Ausnahmen im Aufbau (z. B. unterschiedliche Layouts von Lieferanten)?
• Müssen die Daten validiert oder bereinigt werden, bevor sie weiterverarbeitet werden können?

Beispiel: Bestelldaten liegen in einer Excel-Datei mit festen Spalten vor – ideal für RPA. Wenn jede Datei anders aussieht, ist zunächst eine Standardisierung sinnvoll.

3. Was passiert mit den Daten? (Prozessablauf)

• Welche Schritte führt der Mensch aktuell aus? (z. B. öffnen, prüfen, kopieren, eintragen, weiterleiten …)
• Welche Regeln entscheiden über den Ablauf? (z. B. “Wenn Betrag > 5.000 €, Freigabe erforderlich.”)
• Gibt es Schleifen, Verzweigungen oder manuelle Prüfungen?
• Wie wird mit Fehlern oder fehlenden Daten umgegangen?

Tipp: Dokumentieren Sie den Ablauf Schritt für Schritt, z. B. in einem einfachen Flowchart oder in Tabellenform.

4. Wohin gehen die Daten? (Zielsysteme)

• In welchem System oder Format werden die Ergebnisse gespeichert?
• Müssen Daten an andere Abteilungen, Systeme oder externe Partner übermittelt werden?
• Gibt es Rückmeldungen oder Statusinformationen, die zurückfließen?

Beispiel: Nach der Erfassung werden Bestellungen im ERP verbucht und gleichzeitig eine E-Mail-Bestätigung an den Kunden gesendet.

5. Wie häufig läuft der Prozess ab und wie hoch ist das Volumen?

• Wie oft wird der Prozess ausgeführt (täglich, wöchentlich, monatlich)?
• Wie viele Datensätze oder Vorgänge fallen pro Durchlauf an?
• Wie viel Zeit benötigt der manuelle Ablauf aktuell?

Diese Angaben helfen, den wirtschaftlichen Nutzen (ROI) der Automatisierung abzuschätzen.

Wie wir auf Basis Ihrer Beschreibung vorgehen

Nach Ihrer Prozessbeschreibung führen wir eine strukturierte Analyse durch:

1. Automatisierbarkeit: Technische Machbarkeit und Stabilität.
2. Komplexität: Anzahl der Schritte, Varianten, Systeme und Ausnahmen.
3. Wirtschaftlichkeit: Zeitersparnis, Skalierbarkeit und Investitionsaufwand.
4. Empfehlung: Ob und wie der Prozess automatisiert werden kann.

Sie erhalten eine klare Einschätzung – kein Marketingversprechen, sondern eine fundierte technische Bewertung.

Eine erfolgreiche RPA-Einführung beginnt nicht mit einem Bot, sondern mit einem verständlichen Prozess. Je besser der Ablauf beschrieben und dokumentiert ist, desto zielgerichteter kann eine Automatisierung entwickelt werden.